根据《广东外语外贸大学研究生院关于研究生国际化人才培养创新项目管理试行办法》（附件1）开展研究生参加学术会议工作，报销相关事宜说明如下：

一、提交结项材料

会议结束返校后一周内，须向所在研究生培养单位提交的结项材料有：

1.参加会议的总结报告，须经导师签名和培养单位盖章。

2.会议录用论文全文（包括中英文摘要），注明是受“广东外语外贸大学研究生国际化人才培养创新项目”资助。

3.会议发言PPT讲稿，打印件一份。

4.参会照片和论文宣读照片2-3张（5寸）。

以上材料纸质版交到所在培养单位，电子版或扫描版发送到邮箱：gwyjsypyk@163.com。具体要求如下：

（1）电子版须将所有材料整合到一个word文档或pdf文档中，编好页码并制作封面和目录。

（2）打印版要求用A3纸打印（双面打印），和电子版完全一致（照片冲洗后贴上），并装订成册。

材料不合上述要求的，不予报销。

二、有博士点培养单位研究生参加学术会议报销流程

1.填写《研究生参加学术会议花销清单》（附件2）、《广东外语外贸大学柜台报销经费审批表》（附件3），按照表中填写说明填写，交到培养单位。

2.培养单位将《广东外语外贸大学研究生国际国内学术会议资助名单汇总表》（附件4，学院填写，纸质版签字盖章、电子版发到邮箱：gwyjsypyk@163.com）、《研究生参加学术会议花销清单》（附件2）、《广东外语外贸大学柜台报销经费审批表》（附件3）、会议邀请函复印件、培养单位同意参会申请表复印件交到研究生院204，研究生院审核。

3.在研究生院审批通知领取之后，一周之内凭签字的报销审批表、参会审批表和相关票据到学校财务处报销。

三、只有硕士点培养单位研究生参加学术会议报销流程

1.填写《研究生参加学术会议花销清单》（附件2）、《广东外语外贸大学柜台报销经费审批表》（附件5），按照表中填写说明填写，交到培养单位。

2.培养单位将《广东外语外贸大学研究生国际国内学术会议资助名单汇总表》（附件4，学院填写，纸质版签字盖章、电子版发到邮箱：gwyjsypyk@163.com）、《研究生参加学术会议花销清单》（附件2）、《广东外语外贸大学柜台报销经费审批表》（附件5）、会议邀请函复印件、培养单位同意参会申请表复印件交到研究生院204，研究生院审核。

3.在研究生院审批通知领取之后，一周之内凭签字的报销审批表、参会审批表和相关票据到学校财务处报销。